برنامه ریزی منابع انسانی
1.تبیین موضوع و ضرورت و اهمیت پرداختن به آن:
برنامه ريزي منابع انساني ابزاري است برای اطمینان مدیران شرکت ها از تامین بهترين کارکنان ، در زمان مطلوب و برای شغل مورد نظر .امروزه سازمان ها به کارکنانی نیازمند هستند که به خواسته های مشتریان نزديک تر و پاسخ گوي مشکلات باشند چرا که در اختیار داشتن کارکنان مناسب ، در شغل هاي مناسب و در زمان هاي مناسب ، با توان رقابت پذيري و بقاي سازمان ها ارتباطی مستقیم دارد .
برای اشراف به ضرورت پرداختن به حوزه برنامه ریزی منابع انسانی کافی است به اهمیت پاسخگویی به سوالات زیر برای سازمانها پی ببریم:
- در حال حاضر و در هر بازه زمانی در آینده، برای تحقق اهداف سازمانی، چه تعداد کارمند و با چه ترکیب دانشی ،استعداد و مهارتی مورد نیاز است؟
- عرضه این دانشها ، استعدادها و مهارت ها به بازارکار (کشور و شهر و محل استقرار سازمان ) در حال حاضر و در آینده چگونه خواهد بود؟
- برنامه شرکت برای تامین دانش ها، استعدادها و مهارت های مورد نیاز ، در این بازار رقابتی چیست؟
2.روش پیاده سازی و اجرای فرآیند:
پیاده سازی فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی در سازمان ها طی فازهای اجرایی زیر صورت می پذیرد:
فاز یکم- تدوین دستورالعمل برنامه ریزی منابع انسانی
فاز دوم- تشکیل کمیته برنامه ریزی منابع انسانی
فاز سوم- -تعیین موجودی نیروی انسانی در سازمان:
این مرحله در واقع، یک مطالعه و بررسی جامع درون سازمانی به منظور تجزیه و تحلیل دقیق کلیه مشاغل و پست‌های سازمانی و تهیه فهرستی از تخصص‌ها و مهارت‌های موجود در آن سازمان است. تهیه فهرستی از موجودی دانش ها ، مهارتها و توانمندی های سازمان از روشهای مختلف می‌تواند کم و کیف نیروی انسانی موجود در سازمان را تعیین کند. نمود این فهرست باید در ساختار ، بانک مهارتها و شایستگی ها ، لیست های پرسنلی و مانند آن ، متجلی و تعداد نیروی انسانی و مهارت ها و شایستگی های موجود سازمان مشخص باشد.
فاز چهارم-مطالعه و بررسی اهداف آتی سازمان:
اهدافی که سازمان برای خود ترسیم می‌کند همچنین استراتژی که برای تحقق این اهداف در پیش می‌گیرد تعیین کننده کمیت و کیفیت نیروی انسانی مورد نیاز سازمان است. البته با توجه به خاص بودن بعضی مهارت ها و تخصص‌ها گاهی اوقات این تخصص‌ها هستند که مشخص کننده اهداف و برنامه‌ها می‌شوند.
فاز پنجم:برآورد نیاز سازمان به منابع انسانی و دانش و مهارت و شایستگی (تقاضا برای نیرو با توجه به اهداف آتی):
با انجام مراحل قبل می‌توانیم برآوردی از نیروهای مورد نیاز سازمان بدست آوریم اما برای محاسبه تعداد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان نخست باید میزان تقاضا برای تولیدات یا خدمات سازمان برآورد گردد و سپس تعداد نیروهای لازم برای جوابگویی به این تقاضا تعیین شود. علاوه بر سطح تقاضا برای تولیدات یا خدمات سازمان،باید به عوامل دیگری نظیر برآورد نیروهایی که در اثر اخراج و استعفا و بازنشستگی و … سازمان را ترک می‌نمایند یا اتخاذ تصمیماتی از قبیل متنوع کردن محصولات، افزایش کیفیت یا پیشرفت تکنولوژی نیز توجه کرد.
فاز ششم: برآورد عرضه نیروی انسانی (از منابع داخلی و خارجی):
بعد از تعیین کمیت و کیفیت نیروی مورد نیاز ، سازمان می‌تواند از منابع داخلی و خارجی نیروی انسانی خود را تامین نماید.
- عرضه نیرو از منابع داخلی
در این خصوص هر گونه تامین نیازمندی های سازمان از درون سازمان مثلا از طرق جانشین پروری ، انتقال ، گردش مشاغل و … مورد بررسی قرار می گیرد.
- عرضه نیرو از منابع خارجی
در این خصوص وضعیت عمومی اقتصادی؛ بازارهای محلی کار؛ بازارهای تخصصی کار و … مورد بررسی قرار گرفته و امکان تامین نیرو از خارج از سازمان ارزیابی می شود
فاز هفتم- مقایسه عرضه و تقاضای نیروی انسانی و اقدام بر اساس آن:
آخرین مرحله در فرایند برنامه‌ریزی نیروی انسانی، مقایسه تقاضای سازمان برای منابع انسانی و عرضه آن است. نتیجه این مقایسه از سه حالت خارج نیست:
- تقاضای با عرضه مساوی است که لازم نیست اقدامی صورت گیرد فقط در صورتی که تخصص نیروها با اهداف آتی سازمان متناسب نباشد باید دروه‌های آموزش بخصوصی طراحی و برپا شود تا افراد با گذراندن آنها مهارت های مورد نیاز سازمان را بیاموزند.
- تقاضا بیشتر از عرضه است در چنین وضعیتی علاوه بر تعیین تعداد نفرات، باید تخصص‌ها و مهارت‌های مورد نیاز نیز به طور دقیق مشخص شود برای تأمین کسری نیرو سازمان باید به اقداماتی از قبیل کارمندیابی، انتخاب و استخدام نیروهای جدید، آموزش کارکنان، تربیت مدیر، فراخوانی کسانی که سازمان را ترک کرده‌اند یا اضافه‌کاری متوسل شود.
- تقاضا کمتر از عرضه است که در این حالت نه تنها سازمان برای نیل به اهداف خویش در آینده، نیازی به استخدام نیروهای جدید نخواهد داشت، بلکه نیروهای موجود نیز بیش از نیاز سازمان است به عبارت دیگر سازمان با اضافه نیرو مواجه است.
فاز هشتم- ایجاد داشبورد مدیریتی برنامه ریزی منابع انسانی
3.پیش نیاز ها:
- TOP CHART
- SUB CHART
- بانک دانش ها ، مهارت ها و شایستگی ها
- لیست کارکنان موجود
- برنامه راهبردی سازمان
- تحقیقات شناخت بازار عرضه منابع انسانی
4.خروجی فرآیند:
- فایل اکسل برنامه ریزی منابع انسانی و داشبورد مدیریتی مربوطه
- تعداد منابع انسانی مورد نیاز (با دانش و مهارت و شایستگی مد نظر)در هر بازه زمانی
- دستورالعمل برنامه ریزی منابع انسانی