تدوین شناسنامه مشاغل
1.کلیات و ضرورت و اهمیت پرداختن به آن:
از آنجائیکه سازمانها با بهبود مستمر و بهینه سازی زنجیره ارزش خود به دنبال تحقق چشم انداز ، استراتژیها و اهداف خود هستند ، لذا ضروری است تا شرکت ، فرآیندها و فعالیتهای موجد خلق ارزش خود را شناسایی و در صدد بهینه سازی آنها باشد. با نگاهی اجمالی در می یابیم که فعالیت های یک سازمان/شرکت به وظایف محول شده به مشاغل خرد شده و در نهایت به تحقق اهداف و استراتژیهای شرکت منتهی می گردد.
شناسنامه مشاغل معمولا حاوی اطلاعات مهمی مانند شرح وظایف ، شرایط احراز ، آموزش های ضروری ، دانش ، مهارت ، تجربه و شایستگی های مورد نیاز و شاخص های کلیدی عملکرد پست ها می باشد لذا به عنوان یک سند مادر ،کاربرد گسترده ای در سایر فرآیندهای منابع انسانی دارد.
برخی علل دیگر اهمیت و ضرورت پرداختن به این سند عبارت است از:
- ایجاد یک سند مادر مورد توافق کارفرما و کارجو ، در مورد کم و کیف و ویژگی های شغل ،که موجبات مسئولیت پذیری و تفاهم طرفین را فراهم می آورد.
- شفاف سازی نحوه انجام فعالیتها و کارها در سازمان و جلوگیری از اتلاف منابع ، موازی کاری و دوباره کاریها و سردرگمی کارکنان
- ایجاد مبنایی برای ارزیابی عملکرد کارکنان
- ایجاد مبنایی برای آموزش های کارکنان
- ایجاد مبنایی برای شایسته گزینی و انتصابات
- ایجاد مبنایی مصوب و قانونی برای استخدام
2.مراحل و کلیات روش اجرا:
تدوین شناسنامه مشاغل در فازهای زیر انجام می شود:
فاز یکم- طراحی فرم شناسنامه شغلی و نهایی سازی آن
گام دوم- کارشکافی
در این فاز از پروژه نسبت به توزیع پرسشنامه های کارشکافی طراحی شده در فاز اول ( که قاعدتا” منطبق بر خروجیها و کاربردهای مورد انتظار از شرح وظایف می باشد) بر اساس مدیریتها و بخش های شرکت اقدام و پس از مدت مناسبی نسبت به جمع آوری آنها اقدام خواهد گردید. بدیهی است که پس از جمع آوری ، مرحله تجزیه و تحلیل پرسشنامه ها انجام خواهد گرفت. اطلاعات بدست آمده از طریق پرسشنامه تنها بخشی از اطلاعات مورد نیاز جهت تدوین شرح وظایف مشاغل می باشد و سایر اطلاعات از منابع دیگری مانند مطالعات کارشکافی و مطالعات تطبیقی و کتابخانه ای ، انجام مطالعات کاربینی و مصاحبه با شاغلین و سرپرستان … بدست خواهد آمد.
از آنجاییکه شرکتها همواره درگیر فعالیتهای جاری خود بوده و انجام هر کار فوق برنامه مانند انجام مصاحبه ، نیازمند برنامه زمانی قبلی می باشد، لذا جهت انجام این مرحله ، برنامه زمانبندی دقیقی در اختیار کارفرما قرار خواهد گرفت.اطلاعات بدست آمده از این مرحله ،خوراک اصلی تدوین شرح مشاغل را فراهم می نماید.
گام سوم – تدوین شرح وظایف و شرایط احراز مشاغل.
گام چهارم- تدوین آموزش های ضروری
گام پنجم- تدوین شایستگی های شغلی
گام ششم- تدوین شاخص های کلیدی عملکرد
گام هفتم- نهایی سازی شناسنامه مشاغل
3.پیش نیاز ها:
ساختار مصوب
4.خروجی فرآیند:
شناسنامه مشاغل