تدوین شناسنامه مشاغل

1.کلیات و ضرورت و اهمیت پرداختن به آن:

 

از آنجائیکه سازمانها با بهبود مستمر و بهینه سازی زنجیره ارزش خود به دنبال تحقق چشم انداز ، استراتژیها و اهداف خود هستند ، لذا ضروری است تا شرکت ، فرآیندها و فعالیتهای موجد خلق ارزش خود را شناسایی و در صدد بهینه سازی آنها باشد. با نگاهی اجمالی در می یابیم که فعالیت های یک سازمان/شرکت به  وظایف محول شده به مشاغل خرد شده و در نهایت به تحقق اهداف و استراتژیهای شرکت  منتهی می گردد.

شناسنامه مشاغل معمولا حاوی اطلاعات مهمی مانند شرح وظایف ، شرایط احراز ، آموزش های ضروری ، دانش ، مهارت ، تجربه و شایستگی های مورد نیاز  و شاخص های کلیدی عملکرد پست ها می باشد لذا  به عنوان یک سند مادر ،کاربرد گسترده ای در سایر فرآیندهای منابع انسانی دارد.

 

 

برخی علل دیگر  اهمیت و ضرورت پرداختن به این سند عبارت است از:

  •  ایجاد یک سند مادر مورد توافق کارفرما و کارجو ، در مورد کم و کیف و ویژگی های شغل ،که موجبات مسئولیت پذیری و تفاهم طرفین را فراهم می آورد.
  • شفاف سازی نحوه انجام فعالیتها و کارها در سازمان و جلوگیری از اتلاف منابع ، موازی کاری و دوباره کاریها و سردرگمی کارکنان
  • ایجاد مبنایی برای ارزیابی عملکرد کارکنان
  • ایجاد مبنایی برای آموزش های کارکنان
  • ایجاد مبنایی برای شایسته گزینی و انتصابات
  • ایجاد مبنایی مصوب و قانونی برای استخدام

                                                                                                         2.مراحل و کلیات روش اجرا: 

تدوین شناسنامه مشاغل در فازهای زیر انجام می شود:

فاز یکم- طراحی فرم شناسنامه شغلی و نهایی سازی آن

گام دوم- کارشکافی

در این فاز از پروژه نسبت به توزیع پرسشنامه های کارشکافی طراحی شده در فاز اول ( که قاعدتا” منطبق بر خروجیها و کاربردهای مورد انتظار از شرح وظایف می باشد) بر اساس مدیریتها و بخش های شرکت اقدام و پس از مدت مناسبی نسبت به جمع آوری آنها اقدام خواهد گردید. بدیهی است که پس از جمع آوری ، مرحله تجزیه و تحلیل پرسشنامه ها انجام خواهد گرفت. اطلاعات بدست آمده از طریق پرسشنامه تنها بخشی از اطلاعات مورد نیاز جهت تدوین شرح وظایف مشاغل می باشد و سایر اطلاعات از منابع دیگری مانند مطالعات کارشکافی و مطالعات تطبیقی و کتابخانه ای ، انجام مطالعات کاربینی و مصاحبه با شاغلین و سرپرستان …  بدست خواهد آمد.

از آنجاییکه شرکتها همواره درگیر فعالیتهای جاری خود بوده و انجام هر کار فوق برنامه مانند انجام مصاحبه ، نیازمند برنامه زمانی قبلی می باشد، لذا جهت انجام این مرحله ، برنامه زمانبندی دقیقی در اختیار کارفرما قرار خواهد گرفت.اطلاعات بدست آمده از این مرحله ،خوراک اصلی تدوین شرح مشاغل را فراهم می نماید.

 

گام سوم –  تدوین شرح وظایف و شرایط احراز مشاغل.

 گام چهارم- تدوین آموزش های ضروری

 گام پنجم- تدوین شایستگی های شغلی

گام ششم- تدوین شاخص های کلیدی عملکرد

گام هفتم- نهایی سازی شناسنامه مشاغل

 

3.پیش نیاز ها:

ساختار مصوب

 

4.خروجی فرآیند:

شناسنامه مشاغل