طراحی سیستم جبران خدمات
1.کلیات، اهمیت و ضرورت موضوع:
انگیزه درونی هیچ فردی به اندازهای بالا نیست که به صورت رایگان برای مدت زمان طولانی برای سازمان کار کند، لذا وجود انگیزه های بیرونی لازم است. شرکت های مختلف در این زمینه سیاست های متفاوتی دارند و هر کدام متناسب با شرایط خود ترکیبی از این گزینه ها را انتخاب میکنند.در جبران کاری که فرد در سازمان انجام می دهد سیستم جبران خدمات باید مکفی ، انگیزاننده ، رقابتی ، عادلانه، قانونی و قابل پذیرش باشد تا به بهره وری منتهی گردد.یعنی باید برای پرداخت، سیستمی طراحی شود که محرکی برای سخت کوشی و عملکرد بالا باشد.جبران خدمات اصطلاح عام تری است که شامل سیستم حقوق و دستمزد و سیستم پرداخت میشود و منظور از آن جبران خدمات کارکنان در سازمان است. هر فردی که به سازمان می پیوندد با خود قابلیت ها، توانایی ها، مهارت ها و در برخی موارد اعتبار به سازمان می آورد که داده های آن فرد به سازمان است و انتظار دارد این داده ها با ستاده هایی که سازمان به وی می دهد جبران شود. حقوق، دستمزد، پاداش، خدمات رفاهی و پرستیژ سازمانی و به طورکلی همه مزایای مالی و غیرمالی مواردی هستند که برای جبران خدمات بکار می روند. جبران خدمات کارکنان صرفاً شامل حقوق و دستمزد نمی شود و انگیزه های غیرمالی و درونی همچون استقلال کاری، قدردانی و قدرشناسی نیز در تلاش های آنها مؤثر است.
اهداف اصلی از اجراي فرآیند جبران خدمات عبارت است از:
- تلاش جهت ایجاد ايده ال ترين مكان براي كاركردن و افزايش رضايت كاركنان
- ارتقا امید به پیشرفت، مثبت اندیشی، يادگیری ، رشد، خلاقیت و نوآوری، كرامت انسانی، بهبود مستمر، همدلی و روحیه کار تیمی
- افزايش برابري دروني و بيروني
تعدادی از سؤالات اساسی که در این زمینه مطرح می شود عبارتند از:
- آیا باید پاداش های درونی (مسئولیت، فرصت ارتقا، تنوع وظایف، مشارکت در تصمیمگیری، کار دلنشین) به افراد داد یا پاداشهای بیرونی؟
- مزایا باید مالی باشد یا غیرمالی(مرخصی ها، ساعات نهار و نماز، عنوان شغلی جذاب، ایاب و ذهاب و پارکینگ)؟
- آیا سیستم جبران خدمات باید بر مبنای عملکرد(مقاطعه کاری، کمیسیون، پرداخت بر اساس شایستگی، مشوق ها)باشد یا بر مبنای عضویت (هزینه زندگی، وضعیت بازار، مشارکت در سود، بیمه، مزایای قانونی)؟
با نگاه استراتژیک به مدیریت منابع انسانی، جبران خدمات باید متناسب با شرایط سازمان و تحولات سریع محیطی به صورت پویا و انعطافپذیر طراحی گردد. این موضوع زمانی حساس تر می گردد که در اثر جهانی شدن، سازمان ها در ملیت ها و فرهنگ های مختلف فعالیت می کنند و این تفاوت های فرهنگی، ضرورت انعطاف پذیری را دو چندان می کند. سیستم جبران خدمات مناسب ضمن توجه به شاخصهای کیفیت زندگی کاری باید شاخص های کیفیت زندگی شخصی را نیز مدّ نظر قرار دهد تا بتوان از نیروی انسانی به عنوان مزیت رقابتی در دنیای سازمانی امروز بهره وری لازم را کسب کرد.
2.مراحل و روش اجرا:
فاز یک- فاز شناخت:
دراین مرحله شغل ، سازمان و ساختار سازمانی و اسناد بالادستی آن و خصوصیات بافتاری صنعت مورد بررسی می شوند تا اطلاعات آن در مراحل بعد مورد استفاده قرار گیرد.
فاز دو-تشکیل کمیته جبران خدمات سازمان
سیستم حقوق و دستمزد و تدوین دستورالعملهای مربوط به آن به وسیله مدیریت منابع انسانی با همکاری مدیران واحدهای سازمان، انجام میشود. مدیران واحدها حتماً باید در طراحی سیستم حقوق و مزد مشارکت داشته باشند چرا که اطلاعات ارزشمندی در اختیار مدیریت منابع انسانی سازمان قرار می دهند. مشارکت مدیران در پیاده سازی موفق سیستم نیز مؤثر است.
فاز سه- تعیین سیستم طراحی جبران خدمات
این اقدام متناسب با اطلاعات کسب شده در فاز یکم صورت می پذیرد. گروه دبیری با توانمندی دارد با دو روش عمده ، سیستم حقوق و دستمزد شرکت ها و سازمان ها را طراحی کند
الف- روش 3p
در اجرای سیستم 3P از سه عامل بهره گیری می شود:
- پرداخت بر مبنای شغل یا Position:
کی از مولفه های مهم در مدل جامع جبران خدمت، تاثیر جایگاه شغلی می باشد. در این مدل، بخشی از جبران خدمات کاملا وابسته به موقعیت و جایگاه شغلی – بدون توجه به فرد قرار گرفته در آن جایگاه- تعیین می شود. ورودی این مولفه می تواند از مفهوم گریدینگ شغلی تامین گردیده و متناسب با گریدینگ انجام شده، اتصال به حقوق و مزایا انجام می گردد.
- پرداخت بر مبنای شاغل یا Person:
مولفه مهم در این مدل، پرداخت بر اساس اشخاص می باشد. در این مولفه، شایستگی های کارکنان مورد توجه قرار گرفته و تاثیر آن در پرداخت لحاظ می گردد. در این مولفه بر اساس طرح گریدینگ افقی کارکنان عمل شده و تاثیر این گریدینگ در پرداخت ها لحاظ می گردد.
- پرداخت بر مبنای عملکرد یا Performance:
یکی از مهمترین مولفه های موثر بر جبران خدمات، عملکرد می باشد. در نظام جبران خدمات جامع، بخشی از پرداخت بر اساس عملکرد افراد انجام می پذیرد.
ب- روش 4p:
در اجرای سیستم 4P از سه عامل بهره گیری می شود:
- پرداخت بر مبنای شغل یا Position
- پرداخت بر مبنای شاغل یا Person
- پرداخت بر مبنای عملکرد یا Performance
- پرداخت بر مبنای partnership:
مولفه مهم در مدل جامع جبران خدمات4p، مولفه مشارکت می باشد. نیروی انسانی به محض عضویت در سازمان مستحق این مولفه می گردد. در این مولفه مواردی نظیر تکالیف قانونی در پرداخت، هدایای مناسبتی و …. دیده می شود.
یکی از دغدغه های مهمی که امروزه برای سازمان ها در حوزه مدیریت سرمایه انسانی مطرح می باشد؛ موضوع جبران خدمات است. امروزه به دلایل مختلفی نظیر تغییرات ایجاد شده در ماهیت کار، افزایش رقابت در کسب و کارها، تغییرات سریع محیطی و ضرورت مدیریت مناسب در مقابل آن و مواردی ازین دست ، موضوع جذب و نگهداشت سرمایه انسانی بسیار اهمیت یافته است. یکی از مولفه های بسیار حیاتی در جذب و نگه داشت نیروی انسانی، برخورداری از نظام جامع برای جبران خدمات نیروی انسانی است.
تفاوت عمده سیستم 4P و 3P در موضوع پرداخت سهمی از حقوق و دستمزد بابت عضویت در سازمان بوده است.این مورد ازین جهت اهمیت دارد که این عامل می تواند موجب نگهداشت و رضایت بیشتر گردد. با توجه به اهمیت روزافزون نظام پرداخت، استفاده از مدل های جامع نظیر این مدل می تواند موجب برندسازی منابع انسانی شده و فوائد بیشماری را برای سازمان ایجاد نموده و پرداخت ها را عادلانه تر نماید.
فاز چهارم-میزان و نحوه تاثیر گرید شغل بر سطح و ساختار پرداخت
در این مرحله اهمیت نسبی مشاغل در تحقق اهداف سازمان ارزیابی و تعیین می شود . به دلیل لزوم دقت در این روند ، از روش امتیازی به این منظور استفاده می شود.
فاز پنجم -تعیین میزان و نحوه تاثیر گرید شاغل بر سطح و ساختار پرداخت
سیستم جبران خدمات در گذشته متمرکز بر اهمیت شغل بود و ویژگی‌های شاغل چندان مدّ نظر نبود ولی با رقابتی تر شدن شرایط سازمانها، شاغل اهمیت زیادی پیدا کرده و مهارت ها و قابلیت های شاغل در تعیین میزان مزایای مالی و غیر مالی مؤثر واقع شده است. در این مرحله تاثیر دانش ، مهارت ، تجربه ، تلاش و… کارکنان در تحقق اهداف سازمان با روش امتیازی تعیین می گردد
فاز ششم -تعیین میزان و نحوه تاثیر امتیازات ارزیابی عملکرد بر سطح و ساختار پرداخت
در این مرحله میزان و نحوه تاثیر امتیازات ارزیابی عملکرد به سیستم حقوق و دستمزد تعیین می شود . بدیهی است در صورت فقدان سیستم مدیریت عملکرد ،مشاوران در این فاز پس از طراحی سیستم و KPI های مرتبط با سیستم ارزیابی عملکرد، اجرای عملی P مرتبط با Performance را مسکوت گذاشته و آن را به اجرای ارزیابی عملکرد موکول می کنند و تا آن زمان تنها با دو P از سه P یعنی Person و Position فرآیند را اجرا می کنند.
فاز هفتم- تعیین میزان و نحوه تاثیر عضویت فرد بر سطح و ساختار پرداخت(در مدل 4p)
فاز هشتم-تعیین میزان و نحوه تاثیر عوامل قانونی بر سطح و ساختار پرداخت
فاز نهم-جمع بندی و طراحی سیستم حقوق و مزايا و تهیه دستورالعمل اجرایی آن و اجرای سیستم جبران خدمات مکانیزه(در اکسل)
تلاش مي شود كه سیستم حقوق و دستمزد شركت به گونه ای طراحی شود که از ویژگی‌های زیر برخوردار باشد لذا در پایان به منظور جمع بندی بررسی می شود تا خصوصیات مد نظر زیر در سیستم طراحی شده موجود باشد:
- مکفی: برای امرار معاش کافی باشد و بتواند نیازهای اصلی کارکنان همچون خوراک، پوشاک، مسکن را برآورده سازد.
- انگیزاننده: باعث انگیزه و تشویق کارکنان به عملکرد بهتر شود.
- اقتصادی: با توان مالی سازمان و تواناییها و مهارتهای کارکنان متناسب باشد و به حداکثر بازدهی منجر شود.
- رقابتی : رقابتی باشد و در مقایسه با سیستم حقوق و دستمزد سازمانهای مشابه، بهتر یا حداقل دارای همان جذابیتها باشد.
- قابل پذیرش: شفاف و منطقی باشد و کارکنان منطقی بودن آن را بپذیرند.
- عادلانه: متناسب با تخصص، مهارت، تجربه و سابقه کار افراد تعیین شود و ضوابط و شرایط برای اعطای آنها یکسان باشد.
فاز دهم-اجرای آزمایشی سیستم 3p /4p
فاز یازدهم-انجام اصلاحات
فاز دوازدهم-آموزش کل کار به کارشناسان منابع انسانی
3.پیش نیاز:
- گرید مشاغل
- گرید کارکنان
- امتیازات مدیریت عملکرد
- ساختار
4.نتایج:
- سیستم 3p /4p اجرا شده
- دستورالعمل حقوق و دستمزد