مهندسی تشکیلات و ساختار
1.کلیات و اهمیت و ضرورت موضوع:
ساختار سازمانی، شالوده تمامی فعالیتهای منابع انسانی و نقشه راه آینده سازمان است. با وجود ساختار سازمانی متوجه می‌شویم شرکت در چه جایگاهی قرار دارد و به چه سمتی باید حرکت کند و برای پیشرفت به چه سمت‌ها و افرادی نیاز دارد. وجود یک ساختار صحیح و پویا تضمین کننده قرار گرفتن سازمان در مسیر درست ، توزیع کننده متناسب قدرت و ایجادکننده جریان مطلوب ارتباطات و اطلاعات در سازمان است .
به منظور طراحی ساختار ، با توجه به فاز شناخت و پس اخذ اطلاعات لازم از طریق مصاحبه با خبرگان ، توزیع پرسشنامه و بنچمارک از صنایع مرتبط ، کمیته ای با عنوان کمیته طراحی ساختار ایجاد شده و نسبت به طراحی ساختار سازمانی کلان(تاپ چارت) و ساختار سازمان تفصیلی (ساب چارت) اقدام می نماید. در پایان و با اخذ مصوبه ساختار طراحی شده از ارکان مختلف سازمانی این ساختار رسمیت می یابد. به صورت دقیق این فرآیند شامل مراحل زیر خواهد بود:
2.مراحل اجرای پروژه:
فاز یکم : شناخت وضع موجود:
در اين مرحله شرکت از نظر ابعاد ذيل مورد بررسي و شناسایی قرار مي‌گيرد:
- اساسنامه، قوانین و مقررات حاکم و ميزان اختيارات و مسئوليتها.
- ماموريت، چشم‌انداز، اهداف و استراتژیهای شرکت.
- وضعيت عملكردي شرکت تاكنون.
- فرآیندهای مدیریتی ، پشتیبانی و عملیاتی شرکت.
- زنجیره ارزش شرکت.
- نمودارسازمانی موجود، بخشنامه‌ها و دستورالعمهای جاری( مرتبط با طراحی ساختار)
- بررسی حجم و پیچیدگی کار.
- اهداف و وظايف و کارکردهاي واحدها، پست‌ها و متصديان پست‌ها.
- متغيرهاي نیروی انسانی و نسبت‌هاي پرسنلي.
- روابط ساختاري، دسته بندی وظایف و خطوط گزارش دهی.
گام دوم- تحلیل و عارضه یابی وضعیت موجود:
در اين مرحله كليه يافته‌هاي مرحله قبل مورد تجزيه و تحليل و عارضه یابی قرار مي‌گيرد.
- تجزيه و تحليل الزامات زمينه‌اي تعيين‌كننده و تاثير‌گذار
- ماموريت، چشم‌انداز، اهداف و استراتژیهای شرکت.
- الزامات محيطي، قانوني و محدوديتها .
- تكنولوژي و فن‌آوري مورد استفاده.
- اندازه و فرهنگ سازمانی شرکت.
- تجزیه و تحلیل الزامات ساختاری
- حجم و اندازه کار و فعالیتها.
- تناسب و سنخیت فعالیتها.
- تحلیل رسمیت ، پیچیدگی و تمرکز.
- تحلیل منابع ( مالی ، انسانی ، فیزیکی و اطلاعاتی )
فاز سوم- انجام مطالعات تطبیقی و بنچمارگینگ:
در این فاز به انجام مطالعات تطبیقی پرداخته خواهد شد. ترازیابی یا بهینه کاوی یک نگرش و تفکر زیربنایی است که پیشرفتهای تکنولوژیکی در عصر رقابتی آن را ضروری ساخته است. اصولا” مطالعات تطبیقی یا ترازیابی به منظور مقایسه عملکرد شرکت مورد بررسی با شرکتهای مشابه در همان صنعت در اولویت اول و یا حتی سازمانهای غیر مشابه انجام شده و به دنبال درک بهترین عملکردمطلوب در رشته کاری بوده و هدف نهایی آن بهبود عملکرد شرکت می باشد.
فازچهارم- طراحی ساختار مطلوب:
در اين مرحله با توجه به بررسي‌هاي انجام شده در مرحله قبل اقدام به تدوين و ترسيم وضعيت مطلوب در زمينه ساختار سازماني مي‌گردد. فعالیتهای زیر در این فاز انجام خواهد شد:
- طراحي و انتخاب فرم سازماني منطبق با استراتژیها و اهداف شرکت.
- تفکيک وظايف، تشکيل و ترکيب‌بندي واحدهاي سازماني.
- تعريف اهداف و شرح وظایف کلان واحدها.
- گروه‌بندي مجدد فرآيندها و وظايف.
- تعيين روابط و رويه‌هاي گزارش‌گيري.
- تعريف پست‌ها و مشاغل.
فاز پنجم – تدوین دستورالعمل بازنگری در ساختار
3.خروجی:
- ساختار کلان
- ساختار تفصیلی
- دستورالعمل بازنگری در ساختار