کانون ارزیابی
1.کلیات ،ضرورت و اهمیت موضوع :
در محیطی که با تغییرات مستمر روبرو است، مدیریت موفق، بدون انتخاب یا پرورش کارکنان شایسته غیرممکن است. بسیاری از شرکت ها در کشور، با شکاف شایستگی(به خصوص در سطوح مدیریتی) مواجه اند. منظور از شکاف شایستگی ، فاصله بین شایستگی های شاغل و شایستگی های مورد نیاز شغل می باشد. به عبارت دیگر افرادی مشاغل مدیریتی را احراز کرده اند ؛که از سطح مطلوب شایستگی های مورد نیاز شغل برخوردار نیستند. با عنایت به اهمیت نقش منابع انسانی و به خصوص مدیران در سازمان ، پیش از هر گونه اقدامی در مدیریت منابع انسانی، تعریف و تبیین شایستگی های مورد نیاز هر شغل، ضروری به نظر می رسد.
شایستگی مجموعه دانش، مهارت ها، نگرشها، ارزش ها و ویژگی های مورد نیاز برای عملکرد برتر است لذا اولین و اساسی ترین گام در شکل گیری مرکز ارزیابی، مشخص ساختن شایستگی هایی است که قرار است به واسطه آنها ارزیابی صورت پذیرد.
شایستگی ها در نهایت از طریق ابزار کانون ، ارزیابی می گردند. مهمترین مزیت های کانون ارزیابی، دقت بالا، خطای کم تر از سایر ابزارها و قابلیت بالا در پیش بینی رفتار ارزیابی شوندگان است . اشتباه در فرآیند انتخاب و انتصاب مدیران و شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود آنان میتواند هزینه زیادی به سازمان تحمیل نماید ، لذا کارفرمایان از مجموعه ای از ابزار ها در فرآیند ارزیابی استفاده می نمایندتا خطای ارزیابی کاهش و دقت آن تا حد ممکن افزایش یابد. در این روش تعداد ارزیابان بیشتر از یک نفر بوده و از طریق آزمون های مختلف مانند کارتابل ، بازی های تیمی ، بحث گروهی ، آزمون ارائه ، آزمون حقیقت یابی و … سعی در پیش بینی حداکثری رفتار آتی کارجو در موقعیت های کاری می شود
برخی مزایا و ضروریات استفاده از کانون ارزیابی و توسعه عبارتند از:
- کاهش فرصتهای ازدست رفته ناشی از انتصابات نامناسب مدیران به علت دقت بالای این مجموعه ابزار
- سرمايه‌گذاري آموزشي هدفمند و اقتصادی جهت توسعه توانمندی های شایستگی محور کارکنان
- تقویت فرایند شایسته گزینی و ترويج فرهنگ شايسته سالاري ، از طریق ممانعت از انتصاب افراد نامناسب و تشخیص و متمایزسازی افراد برجسته
- اطمینان از شایستگی افراد در پستهای کلیدی فعلی سازمان
- ایجاد بستر جذب کارکنان مستعد
- ایجاد بستر برنامه ریزی جانشین پروری
- رقابت سالم و مبارزه با روزمرگی و یکنواختی در داخل سازمان
- ايجاد بانک اطلاعاتي استعدادها و توانمنديها و شایستگی های کارکنان موجود
- ايجاد بستر استفاده مؤثر از مديران فعلی
- اصلاح برنامه ریزی های استراتژیک در خصوص تأمین و تخصیص نیروهای متخصص آتی سازمان
- ایجاد بستر تبیین کارراهه شغلی کارکنان
- شناسایی و پرورش استعدادهای مدیریتی
- ایجاد امنیت شغلی برای مدیران شایسته
2.مراحل و روش اجرا :
فاز یکم- طراحی و تدوین مدل شایستگی عمومی و تخصصی
متناسب با راهبرد سازمان می توان برای کل سازمان یا دسته ای از مشاغل و یا حتی برای هر شغل ،مدل شایستگی طراحی و آن را مبنای ارزیابی قرار داد
فاز دوم- انتخاب روشهای ارزیابی متناسب با ابعاد شایستگی ها:
در مرکز ارزیابی و توسعه ، شایستگی های مورد نیاز شغل توسط مجموعه ای از آزمون ها و تمرین های مدیریتی مورد سنجش قرار می گیرد. روشهایی که برای سنجش و اندازه گیری شایستگی ها در مرکز ارزیابی مورد استفاده قرار می گیرند بر دو دسته کلی، «شبیه سازی شده » و «غیرتمرینی » تقسیم می شوند.
الف- انواع روش های شبیه سازی شده
این روش ها از طریق قرار دادن فرد در موقعیتی شبیه به موقعیت شغلی واقعی، او را ارزیابی می کنند. برخی ازین روش ها عبارتند از:
- فعالیت های نوشتاری: مانند: مورد کاوی و تمرین های کارتابل
تمرین کارتابل یا تمرین نامه‌های اداری هم به صورت کاغذ-مدادی و هم به صورت کامپیوتری قابل اجرا است. در یک موقعیت فرضی و پست سازمانی که برای فرد تعریف می‌شود، از وی درخواست می‌شود که به تعدادی نامه پاسخ بگوید.
تمرین جست و جوی اطلاعات یک تعامل یک به یک است، موقعیتی برای فرد تشریح می‌شود و از وی خواسته می‌شود جهت تصمیم گیری، اطلاعات مورنیاز را از منبع اطلاعات (ارزیاب) کسب کند و سپس دست به تصمیم بزند. بعد از این کار تصمیم وی مورد چالش قرار می‌گیرد.
- فعالیت های رو در رو یا فرد به فرد: مانند مصاحبه های ساختار یافته و ایفای نقش
مصاحبه مبتنی بر شایستگی معمولاً توسط یک یا حداکثر دو مصاحبه گر و شرکت کننده در کانون انجام می‌شود. در این سبک از مصاحبه، تمرکز روی سوابق کاری و دستاوردهای پیشین فرد در طی مشاغلی است که برعهده داشته است.
تمرین ایفای نقش همانند تمرین جست و جوی اطلاعات، یک تعامل یک به یک بین ارزیاب و ارزیابی شونده روی میدهد و در آن، ایفاگر نقش (ارزیاب) یک نقش فرضی مثلاً مشتری ناراضی یا مدیر سخت‌گیر را ایفا نموده و از فرد خواسته می‌شود برحسب هدف تمرین با ایفاگر به تعامل بپردازد.
- فعالیت های گروهی: در این فعالیت ها ارزیابی شونده با افرادی که با او هم سطح هستند در موقعیت حل مسئله قرار می گیرد. در این فعالیت ها هر فرد نقش خاصی داشته و به محرکها واکنش نشان میدهد این فعالیت ها عبارتند از: بازیهای مدیریتی و بحث گروهی
در تمرین بحث گروهی یک موضوع عمومی که برای همه اعضای گروه آشنا است و امکان مشارکت همگانی را فراهم می‌سازد مطرح و از شرکت کنندگان خواسته می‌شود که طبق دستورالعمل ارائه شده در تمرین حداکثر مشارکت را داشته باشند.
تمرین کار تیمی برخلاف تمرین بحث گروهی که موضوع مفهومی است؛ بیشتر اجرایی است. یعنی از اعضا خواسته می‌شود به صورت گروهی و دست ورزانه در تمرین حضور یابند.
ب- روش غیر تمرینی:
- آزمونهای روانشناسی مانند : تست اندازه گیری هوش یا تست توانمندی های ذهنی و تست های شخصیتی که طراحی ،اجرا و تفسیر آزمون های فوق ،منحصرا توسط روانشناس با تجربه صورت می گیرد.
- استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه: در این رویکرد قابلیت های بارز شخص توسط اطرافیانش ( فرادست ، فرودست، همکاران و مشتریان) و خودش مورد ارزیابی قرار می گیرد.
- ارزیابی رد پای دیجیتال افراد
فاز سوم- طراحی تمرینات 
پس از انتخاب تمرینات ، تمرینات بومی هر کانون به نحوی طراحی می شوند که بیشترین همخوانی و تناسب را با نوع شغل ، صنعت ، معضلات مبتلا به شرکت و شایستگی های مورد نظر داشته باشند
فاز چهارم -انتخاب ارزیابان :
مدیریت منابع انسانی با همکاری مشاور شرکت ، با ملاک ها و شاخص های زیر نسبت به انتخاب ارزیابان مورد تایید شرکت (از درون یا بیرون از آن) و ثبت مشخصات آنها در بانک اطلاعات شرکت اقدام می نماید. تعداد افراد مورد تایید باید به حدی باشد که در انجام ارزیابی ها خللی ایجاد نشود .
برخی ویژگی های ارزیابان عبارتند از:
الف- خصوصیات سازمانی :
- تحصیلات کافی
- سن مناسب
- سابقه کار کافی
- داشتن وقت کافی
- شهرت به سلامت نفس، اخلاقیات، تیزبینی مشهور باشند. (اعتبار سازمانی )
- عدم آشنایی با کاندیدا ها
ب- شایستگی ها
- دقت و تمرکز
- مدیریت بر زمان
- جزئی نگر ی و مشاهده گر دقیق
- شنود موثر
- تحلیل گری (علاقه به درک و فهم روابط علت و معلول در تعاملات رفتاری)
- نظم و سازمان یافتگی
- مهارت های نوشتاری
- انعطاف پذیری (پذیرش راه های جدید انجام کارها)
- مهارت های ارتباط شفاهی ( بیان دیدگاه ها در جمع و در برخوردهای دو نفره)
- توانایی جسمی و ذهنی کافی و حفظ سطح انرژی به نحوی که تحمل یک کار فشرده از حدود 12 ساعته را داشته باشند
- تعهد به اخلاقیات، بیطرفی و معیارهای کاری بالا
- قدرت دفاع از نظرات در گروه (جلسه جمع بندی)
- استقلال شخصیت و توان قضاوت عینی (تا تحت تاثیر نظرات دیگران قرار نگیرد)
- خودآگاهی
گام چهارم- آموزش/ کالیبراسیون ارزیابان:
پس از انتخاب ارزیابان ، ارزیاب ارشد به منظور کسب دانش و فهم کاملی از روشها و فنون ارزیابی و ارایه بازخورد، نسبت به آموزش/ کالیبراسیون ارزیابان اقدام می نماید. معمولا تا زمان آموزش و خبرگی ارزیابان درون شرکتی ، کانون ارزیابی با همکاری ارزیابان با تجربه خارج از شرکت برگزار می گردد.
گام پنجم- اجرای کانون ارزیابی:
- در زمان ارزیابی، واکنش های مختلف ارزیابی شوندگان از قبیل رفتار، گفتار و تمرین های نوشتاری توسط ارزیابان آموزش دیده به دقت مورد مشاهده و ثبت قرار می گیرد و جزئیات این پاسخ ها با شایستگی های مورد نیاز انطباق داده می شود. آنگاه شایستگی های بدست آمده با نتایج حاصل از آزمون های شخصیتی، شغلی، علائق و توانمندیها مقایسه گردیده و در پایان هر دوره، ارزیابان ، به جمع بندی و ترسیم نیمرخ های فردی و شغلی افراد می پردازند.
- برای هر ارزیابی یک روانشناس ، یک سرارزیاب و حداقل یک ارزیابی کننده (به ازای هر دو ارزیابی شونده ) مورد نیاز است.
- پس از پایان ارزیابی هر فرد، نتایج این بررسی ها به صورت گزارش هایزیر صادر می گردد:
گام ششم- برگزاری جلسه جمع بندی
3.پیش نیاز :
مدل شایستگی
4.خروجی ها:
- گزارش فردی: این گزارش منعکس کننده شایستگی ها و مهارتهای فرد شرکت کننده در ارزیابی بوده و نتایج ارزیابی به همراه توصیه هایی برای بهبود به وی ارائه می شود
- گزارش توسعه ای: به منظور بهبود و توسعه مهارتها و شایستگی های افراد و آموزش افرادی که فاقد مهارت های لازم هستند بازخوردهای لازم به تفکیک هر فرد ، تهیه و به واحد آموزش ارائه می شود
- . گزارش مدیریتی: در این گزارش که مختص انتصابات می باشد ، شایستگی ها و نقاط قابل بهبود افراد را با هم مقایسه می نماید.
- گزارش بانک استعداد شرکت: در این گزارش امتیاز فرد از تک تک شایستگی های مطلوب شرکت و نمره نهایی وی جهت ثبت در بانک استعداد های سازمان ارائه می شود.